Цифрові документи набагато зручніші і надійніші у використанні за паперові. Надійний помічник в цьому питання – це електронний архів. Що це таке і з чим його їдять – читайте далі.
Що ж таке електронний архів?
Електронний архів для бізнесу – це як величезна цифрова шафа для всіх документів компанії. Він дозволяє зберігати всі папери в цифровому вигляді, щоб їх можна було легко знайти і використати. Також він гарантує, що всі важливі файли залишаються в безпеці. З його допомогою можна швидко організувати роботу з документами і не заблукати серед купи паперів.
Для кого підійде електронний архів?
Такий інструмент корисний широкому спектру бізнесів, особливо для тих, які мають велику кількість документів, наприклад:
- - Юридичні фірми.
- - Бухгалтерія та фінанси.
- - Охорона здоров'я: для зберігання медичних записів пацієнтів.
- - Урядові установи: через велику кількість державних документів.
- - Освіта: для зберігання академічних записів і досліджень.
Загалом архів буде корисним для будь-якого підприємства, яке прагне знизити паперовий документообіг та підвищити ефективність роботи. Тож якщо ваш бізнес тісно пов’язаний з документами, то електронний архів – просто мастхев.
5 причин завести електронний архів
- 1. Легше шукати документи: електронний архів допоможе швидко знайти всі ваші файли.
- 2. Збереження даних: він зробить ваші документи безпечними та довготривалими.
- 3. Менше паперу: ви заощадите місце, бо не потрібно буде зберігати багато паперових документів.
- 4. Безпека інформації: ваша важлива інформація буде захищена від втрати та несанкціонованого доступу.
- 5. Економія часу та грошей: електронний архів полегшує роботу і дозволяє заощадити час і гроші на управлінні документами.
Хочу архів – що робити?
Якщо у вас є штат програмістів, ви можете поручити їм створення і розробку власного архіву. Це буде тривалий і недешевий процес. Або ж ви можете скористатися послугами на аутсорсі, що суттєво збереже ваш час.
Сервіси, які надають послуги з автоматизування банківських систем (або ж АБС банк), пропонують готові рішення для переведення документів у цифровий вигляд. Наприклад, фінтех IT-компанія UNITY-BARS забезпечить збереження первинних документів в електронному виді завдяки послузі ELECTRONICARCHIVE. Цей сервіс допоможе вам:
- - Опрацьовувати файли в рамках робочого процесу, наприклад, переглядати їх, перевіряти і розміщувати в різні пакети.
- - Створювати, редагувати та видаляти пакети файлів за вашими потребами.
- - Підтримувати КЕП файли та пакети файлів: система підтримує електронні підписи для файлів і їх груп.
- - Управляти папками: ви можете створювати нові папки, редагувати і видаляти існуючі, а також організовувати документи у папки.
- - Приймати документи з інших джерел: сервіс приймає файли з різноманітних зовнішніх джерел.
Якщо ви все ще надаєте перевагу паперовим документам, мерщій виправляйте це. Зробити це не складно, а користі від впровадження електронного архіву буде дуже багато.
